„Wir wollen mehr sein als nur Besteller“

Die promovierte Werkstoffwissenschaftlerin Lena Kuhlmann leitet seit 2023 den zentralen Einkauf bei HANSA‑FLEX in Bremen. Im Interview erklärt sie, was moderne Einkaufsarbeit ausmacht, warum sie sich ganz bewusst für HANSA‑FLEX entschieden hat – und wie sie Familie und Führungsverantwortung unter einen Hut bekommt.

Während meiner Zeit in der Automobilindustrie war ich als Projektmanagerin stark in die Beschaffung von Maschinen und Anlagen eingebunden. Dabei habe ich schnell gemerkt, wie spannend und strategisch wichtig der Einkauf ist. Als mein Partner einen Job in Bremen fand, war für mich klar: Jetzt ist Zeit für einen Neuanfang. HANSA‑FLEX war für mich das perfekte Match – ein Unternehmen mit Technikbezug, familiärer Atmosphäre und viel Gestaltungsspielraum.

Viele denken, beim Einkauf geht es nur darum, Preise zu verhandeln. Das gehört natürlich zu unseren Aufgaben, bildet aber nur einen Teil unseres vielseitigen Tätigkeitsgebiets ab. Auf der einen Seite haben wir den operativen Einkauf. Er befasst sich mit dem Tagesgeschäft, wickelt Bestellungen und Kommunikation mit unseren zahlreichen Lieferanten ab und stellt so die Artikelverfügbarkeit sicher. Diese Aufgabe ist nicht zu unterschätzen, wir haben in unseren beiden Zentrallagern in Deutschland über 100.000 verschiedene Artikel ständig vorrätig. Auf der anderen Seite haben wir den strategischen Einkauf. Hier steht die langfristige Optimierung unserer Beschaffungsprozesse im Fokus. Wir analysieren Beschaffungsmärkte, suchen und qualifizieren neue und bestehende Lieferanten und verhandeln langfristige Rahmenverträge. Die Arbeit beider Teams findet dabei eng verzahnt statt. Eine enge Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg.

Durch die kontinuierliche Optimierung und Automatisierung von wiederkehrenden Routineaufgaben bleibt uns immer mehr Freiraum für strategische Aufgaben. Unser derzeit größtes Projekt beinhaltet auch den elektronischen Austausch von Bestelldaten zwischen uns und unseren Lieferanten. Das stößt natürlich auch bei unseren Lieferanten auf großes Interesse. Die Digitalisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. 

Wir sind in Bremen hauptsächlich für die Beschaffung der Handelsware zur Bestückung unserer beiden Zentralläger in Deutschland verantwortlich. Dazu zählen beispielsweise Armaturen, Schlauchware aber auch Produkte wie Pneumatik-Komponenten, also Produkte abseits des HANSA‑FLEX Kerngeschäfts, welches aber vermehrt ausgebaut werden soll. Zusätzlich übernehmen wir die Beschaffung für indirekte Güter, also Produkte, die wir selbst nutzen. Die Bandbreite reicht dabei von Maschinen über IT-Hardware bis zum Bürostuhl aber auch der Energieeinkauf für HF Deutschland gehört dazu. Sie sehen, im Einkauf wird es nie langweilig. 

Der strategische Einkauf steht heute eindeutig im Mittelpunkt, weshalb wir diesen Bereich bei uns auch letztes Jahr neu aufgestellt haben. Als Quereinsteigerin bringe ich hier sicherlich auch den einen oder anderen neuen Blickwinkel auf den Einkauf mit. Ob Zölle, Covid-Pandemie oder der Ukraine-Krieg: Die globalen Rahmenbedingungen und Lieferketten werden zunehmend instabiler, weshalb wir unsere Beschaffungsstrategien kontinuierlich überprüfen und stärken. Wir reduzieren schrittweise Abhängigkeiten und stärken unsere Resilienz. 

Ein gutes Beispiel sind Armaturen für Schlauch- und Rohrleitungen. Sie sind für unser Kerngeschäft unverzichtbar. HANSA‑FLEX hat sich vor ein paar Jahren entschieden, eine eigene Armaturenfertigung in Indien aufzubauen. Dadurch sichern wir selbst in Zeiten angespannter Lieferketten die Verfügbarkeit kritischer Komponenten, damit sich unsere Kunden jederzeit auf uns verlassen können. Ebenfalls trägt eine möglichst durchgehende Mehrlieferantenstrategie und die Verteilung der Lieferanten lokal und global zur Reduktion von Risiken in unserer Beschaffung bei.

HANSA‑FLEX sieht sich als Familienunternehmen hier besonders in der Pflicht und hat das Ziel, bis 2040 klimaneutral zu werden. Dazu kommen gesetzliche Vorgaben wie das Nachhaltigkeitsreporting (CSRD) oder das Lieferkettengesetz. Beides beeinflusst zunehmend auch unsere Einkaufsstrategie. Sei es die Beschaffung von Ökostrom, Prüfung von Transportwegen und deren Effizienz, und zukünftig auch die Beschaffung von Maschinen, die auf den ersten Blick zwar teurer erscheinen, aber über ihre Lebenszeit weniger Energie verbrauchen und damit Kosten- und CO₂ -Emissionen einsparen. 

Sehr gut. Ich bin sehr dankbar, dass HANSA‑FLEX mir diese Flexibilität ermöglicht. Denn ich liebe meinen Beruf – aber auch meine Familie. Dass beides geht, ist keine Selbstverständlichkeit. Diese Vereinbarkeit von Familie und Beruf war für mich auch ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des Arbeitsgebers. Dazu kommt: Ich kann mich jederzeit voll und ganz auf meine beiden Teamleiter und meine Mitarbeitenden verlassen. 

Früher ja, heute nein. In der Stahlindustrie war ich oft die einzige Frau in einem männerdominierten Umfeld, das war teilweise herausfordernd, hat mich aber auch viel gelehrt. Bei HANSA‑FLEX ist das anders: Das Miteinander ist sehr wertschätzend, viele Kolleginnen sind in verantwortungsvollen Positionen. Ich habe nie das Gefühl gehabt, mich beweisen zu müssen. Vielleicht liegt es auch daran, dass ich nie auf mein Geschlecht reduziert werden wollte. Ich bin Ingenieurin. Punkt.

Die Bedeutung des Einkaufs wird immer wieder unterschätzt. Wir tragen direkt zur Wertschöpfung und zum Unternehmenserfolg bei. Zum anderen profitieren unsere Kunden auch in unsicheren Zeiten von einer durchgehenden Lieferfähigkeit, einer hohen Produktqualität, attraktiven Konditionen und kurzen Beschaffungszeiten. Angebote wie der Übernachtversand von Bestellungen wären ohne einen reibungslos funktionierenden Einkauf nicht möglich. Daher ist es für mich ein großes Anliegen, unsere Arbeit im Einkauf auch nach außen zu kommunizieren und mich mit anderen Abteilungen, Lieferanten und Kunden auszutauschen, um noch besser zu werden.

Ganz klar die Möglichkeit, mitgestalten zu dürfen. Der Einkauf ist in Bewegung und ich freue mich, mit meinem Team diesen Wandel aktiv zu begleiten. Wir haben gemeinsam viel erreicht, aber auch noch einiges vor uns. Ich bin überzeugt, dass ein moderner, strategischer Einkauf ein echter Erfolgsfaktor für HANSA‑FLEX und ein echter Mehrwert für unsere Kunden ist.